Ne laissez pas l’Intranet de votre entreprise devenir un tiroir à ordures

5 étapes pour optimiser son intranet

Vous en avez probablement un.

Un tiroir de bric-à-brac où finissent des objets au hasard parce qu’il n’y a nulle part où les mettre : des élastiques, de vieux reçus, un ou deux stylos sans capuchon, et peut-être même des tickets d’un vieux concert. Quoi que vous ayez dans votre tiroir, une chose est sûre : il est désorganisé, chaotique et plein de choses oubliables que vous ne pouvez pas placer ou dont vous ne vous souciez pas.

Malheureusement, on peut en dire autant d’un intranet d’entreprise mal géré. Au fil du temps, le système devient un dépotoir de contenus – qu’aucun employé ne veut fouiller parce que, comme un tiroir à ordures, il n’a ni raison, ni valeurs. Ce qui devrait être un guichet unique accessible devient un barrage d’informations malvenues. Votre personnel finit par l’abandonner pour chercher des réponses, plus facilement, ailleurs.

Un intranet devrait être un ensemble de connaissances conçu pour relier les équipes entre les différents lieux et services. Cela est particulièrement important aujourd’hui, alors qu’un nombre sans précédent de personnes font du télétravail. S’il est utilisé correctement, l’intranet devrait fournir tout ce qu’un employé recherche, qu’il s’agisse d’un formulaire de congé payé ou de nouvelles concernant une nouvelle embauche. Mais cela ne peut se faire que si les responsables veillent à ce que le contenu de leur intranet soit à jour, précis, vérifié et détaillé.

La structure du système, les politiques et la gouvernance du contenu sont tout aussi importantes. Les dirigeants ont besoin de ces éléments pour gérer l’abondance d’informations que contiennent la plupart des intranets. Un manque de processus clairs et des problèmes de gouvernance du contenu peuvent en être les principaux responsables. Cela peut entraîner à termes plusieurs arrêts du système.

Pour que cela n’arrive pas, nous avons rassemblé quelques mesures cruciales que vous pouvez prendre pour optimiser vos intranet.

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5 étapes pour optimiser son intranet

  1. Soulagez votre service informatique

    Trop d’entreprises comptent sur leurs équipes informatiques pour construire et organiser leurs intranets. C’est une pratique qui remonte à l’époque où il n’existait pas de logiciels préétablis et où les ingénieurs devaient concevoir ces systèmes en partant de zéro. Le problème est qu’une fois que le système intranet est en place et fonctionne, les services informatiques laissent souvent aux équipes de communication interne le soin de l’administrer. Parfois, ces équipes sont expertes dans l’utilisation des logiciels, mais la plupart des employés rencontrent des problèmes : difficultés pour rechercher et localiser le contenu, publication et outils encombrants, et forte dépendance vis-à-vis de l’informatique pour maintenir le système lui-même.

    En fin de compte, les équipes informatiques ne devraient pas prendre ces décisions, car elles ne sont pas engagées pour être des experts de l’engagement des employés ou de la communication. Au contraire, l’intranet a besoin d’une équipe dédiée de chefs d’entreprise, de rédacteurs et de concepteurs pour conseiller ces projets et examiner les interfaces que les équipes informatiques mettent en place, ainsi que pour maintenir ces systèmes à jour avec des informations de haut en bas. Ces équipes peuvent également prendre des décisions d’achat sur des systèmes déjà construits.

  2. Mettre les gestionnaires à la place du conducteur.

    Actuellement, de nombreuses équipes de communication interne font office d’administrateurs intranet chargés de déterminer l’actualité de la première page, de gérer le positionnement de l’entreprise et d’établir une voix cohérente. Mais selon une enquête de l’Harvard Business Review auprès de plus de 400 professionnels jouant ce rôle seulement 4 % d’entre eux déclarent que leur entreprise dispose d’un programme de communication interne de premier plan, et moins de 50 % que la direction de leur organisation est consciente de l’importance de la communication interne.

    Étant donné que cette recherche a révélé que l’un des principaux facteurs de défaillance des systèmes intranet est le manque d’engagement des cadres, passer le flambeau de la communication interne aux cadres n’est pas une mauvaise solution. Après tout, les entreprises ne peuvent pas s’attendre à ce que les employés utilisent une ressource si les dirigeants qu’ils suivent ne la mettent pas à jour ou même ne l’utilisent pas eux-mêmes. C’est pourquoi les chefs de service sont les candidats idéaux pour superviser la maintenance des systèmes intranet – ils sont les mieux placés pour assurer la conservation des informations entre les dirigeants et leurs équipes.

    Dans un système intranet organisé, par exemple, les chefs de produit seraient chargés de mettre régulièrement à jour les documents de la feuille de route, les responsables des ressources humaines seraient chargés de mettre à jour les dates limites des prestations, et les chefs de bureau s’occuperaient des événements sociaux et des annonces. En outre, comme on ne peut pas s’attendre à ce que les responsables mettent à jour l’ensemble de l’interface par eux-mêmes, chaque responsable devrait idéalement disposer d’une équipe désignée de contributeurs pour développer le contenu à la demande, de propriétaires de domaines pour aider à maintenir ces matériels à jour et d’administrateurs pour conserver toutes ces informations et recueillir des mesures de performance.

    Une équipe de pilotage distincte – dans le seul but d’obtenir l’adhésion de toute l’entreprise et d’aligner les responsables et leurs processus – est également nécessaire pour garantir que l’intranet est organisé de manière à faciliter son utilisation dans toute l’organisation.

    Nous ne suggérons pas que les responsables de service s’attribuent nécessairement ces rôles eux-mêmes. Le modèle idéal consiste plutôt à attribuer les responsabilités susmentionnées aux employés chargés de la communication interne et à les associer à des experts en la matière dans chaque département, qui peuvent les guider et leur fournir les informations dont ils ont besoin. En fin de compte, permettre à ces différents acteurs de s’approprier et d’organiser les contributions de contenu de chaque département peut contribuer à rendre les mises à jour de l’intranet uniformes, spécifiques à chaque équipe et opportunes.

  3. Obtenir l’adhésion des employés.

    La plupart des responsables négligent d’expliquer la finalité de l’intranet à leurs équipes. Mais il est impératif qu’ils expliquent pourquoi il est nécessaire et comment l’utiliser. Sans cette compréhension, les services finissent par utiliser l’intranet à des fins différentes et les fils se croisent.

    Par exemple, si votre intranet contient la carte routière des produits la plus récente pour un cycle de vente à venir, mais que votre équipe marketing n’en est pas consciente et continue de s’appuyer sur des ressources dépassées, vos services de vente et de marketing risquent de se tromper dans leurs efforts. D’autre part, si un service fournit trop d’informations sur l’intranet et un autre en fournit trop peu, cela aura un impact similaire sur la façon dont les gens utilisent le système. Votre équipe pourrait finir par confondre une ressource de l’ensemble de l’entreprise avec une référence spécifique à un service.

    Pour ces raisons, tous les responsables doivent guider les employés sur la manière et le moment d’utiliser l’intranet. Un bon moment pour le faire est lorsque de nouveaux employés rejoignent votre équipe ou votre organisation. En fait, une formation sur la meilleure façon d’utiliser l’intranet dans votre processus d’intégration pourrait aider les gens à prendre l’habitude de le consulter régulièrement et de l’utiliser comme une ressource valable dans leur esprit.

    En outre, les chefs de service en charge de l’intranet doivent rencontrer régulièrement l’équipe de pilotage pour s’assurer que la production de contenu est bien équilibrée sur l’ensemble de l’interface. Cela permettra de maintenir l’alignement de chaque service sur la production des autres.

  4. Suivre de façon obsessionnelle les métriques.

    Les administrateurs de l’intranet doivent régulièrement procéder à des examens analytiques pour plusieurs raisons. Premièrement, l’analyse les aidera (et vous aidera) à mieux comprendre comment l’entreprise interagit avec votre contenu et à découvrir quelles sont les ressources les plus demandées par rapport aux moins demandées. Les administrateurs d’intranet peuvent utiliser ces informations pour convaincre les propriétaires de domaines qu’il est temps de mettre à jour ou de supprimer les informations non pertinentes. Si les mesures révèlent que les gens ne lisent pas un article important, par exemple, les propriétaires de domaine peuvent travailler avec les contributeurs de contenu pour le réorganiser ou le promouvoir.

    Deuxièmement, les analyses de recherche alertent les administrateurs si des personnes recherchent un contenu qui n’existe pas. Dans ce cas, ils peuvent conseiller aux propriétaires de domaines et aux créateurs de contenus de développer des ressources nouvelles et améliorées. Idéalement, un intranet devrait disposer d’un système d’analyse intégré pour suivre ces informations.

  5. Intégrer le contenu aux systèmes en nuage.

    Lorsque les gestionnaires mettent à jour et ajustent leurs systèmes intranet, ils risquent de perdre une partie de leur contenu. Il est donc préférable de relier l’intranet directement au nuage, que ce soit par le biais d’Office 365 de Microsoft, de Google Cloud ou de Dropbox. La dernière version d’un document est toujours à jour sur un intranet en nuage. Sans elle, les employés doivent enregistrer, télécharger et charger des documents sur l’intranet – et comme ce processus est lourd, les systèmes sont notoirement dépassés.

    Les entreprises peuvent toutefois y remédier grâce à une intégration nuage-intranet. La synchronisation avec le nuage leur permet de se connecter à d’autres applications au sein de celui-ci, comme un site de paie ou un système de gestion de la relation client. Un service informatique interne ou un fournisseur d’intranet saura généralement comment mettre en place ce système, qui présente de nombreux avantages.


Si votre intranet est effectivement devenu un tiroir à ordure, suivez ces conseils. Il n’est jamais trop tard pour sortir des articles, tout nettoyer et recommencer. Votre entreprise – et votre équipe – vous en remercieront.

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